Hinweisgeberschutz

Richtlinie interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz

Unternehmen:

Companies of the WAY Group
Frankfurter Ring 150
80807 Munich

Begriffsbestimmungen:

„Hinweisgebung“ = Die Meldung eines Hinweises mittels Kontaktaufnahme, in welcher Art auch immer, mit der internen Meldestelle der WAY Group.

„Hinweis“ = Eine vom Hinweisgeber bewirkte Weitergabe von Informationen, die einen Sachverhalt schildern, der aus der vernünftigen Sicht eines Hinweisgebers im Moment der Hinweisgebung auf einen rechtlich sanktionierbaren Verstoß wie er in dieser Richtlinie im Punkt „Melderelevante Verstöße – Abgrenzung – Beispiele“ beschrieben wird, hinweist.

„Hinweisgeberschutzgesetz“ bzw. „HinSchG“ = Das Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen.

„Verstoß“ = Eine Handlung oder Unterlassung im Rahmen einer beruflichen, unternehmerischen oder dienstlichen Tätigkeit, die rechtswidrig ist und Vorschriften oder Rechtsgebiete betrifft, die in den Anwendungsbereich des Punktes „Melderelevante Verstöße – Abgrenzung – Beispiele“ fallen. Hierzu können auch missbräuchliche Handlungen oder Unterlassungen gehören, die dem Ziel oder dem Zweck der Regelungen in den Vorschriften oder Rechtsgebieten zuwiderlaufen, die im Punkt „Melderelevante Verstöße – Abgrenzung – Beispiele“ beschrieben sind.

„Guter Glaube“ = Gutgläubig handelt, wer in seinem ehrlichen Vertrauen auf seine subjektive Einschätzung einer Situation eine Handlungsentscheidung trifft und für seine fehlenden Kenntnisse über eine objektiv andere Sachlage nicht verantwortlich ist.

„Repressalien“ = Handlungen oder Unterlassungen im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit, die eine Reaktion auf einen Hinweis oder eine Offenlegung sind und durch die der hinweisgebenden Person ein ungerechtfertigter Nachteil entsteht oder entstehen kann.

Ziel der Richtlinie

Die Unternehmen der WAY Group* sind bestrebt, innerhalb des Unternehmens eine Kultur der Meinungsäußerung zu etablieren, in der Bedenken über mögliches gesetzeswidriges und sanktionierbares Verhalten des Unternehmens ohne Angst vor Repressalien geäußert werden können. Die Unternehmen ermutigen daher Mitarbeiter (und andere Personen mit Verbindung zum Unternehmen), die ein mögliches Fehlverhalten im betrieblichen Kontext wahrnehmen, sich an die Meldestelle zu wenden.

Diese Richtlinie beschreibt, wie die Meldung solcher Sachverhalte innerhalb der WAY Group zu erfolgen hat und dient der Konkretisierung der gesetzlichen Anforderungen in Bezug zum Schutz von meldenden Personen.

Diese Richtlinie soll auch:

a) die Offenlegung von Fehlverhalten im Unternehmen fördern;
b) die Wertvorstellungen des Unternehmens fördern und langfristig den Ruf und die Nachhaltigkeit des Unternehmens verbessern;
c) den Verhaltenskodex der WAY Group fördern und unsere Wertvorstellungen auch in ethischer und sozialer Hinsicht abbilden;
d) dazu beitragen, dass Fehlverhalten im Unternehmen abgestellt wird und dadurch das Unternehmen vor Haftungsrisiken im Rahmen des Risikomanagements geschützt wird bzw. die Haftungsrisiken minimiert werden;
e) sicherstellen, dass Personen, die Fehlverhalten beobachten und melden, im gesetzlichen Umfang geschützt werden
f) eine zeitnahe Behandlung von Hinweisen ermöglichen;
g) die gesetzlichen Verpflichtungen des Unternehmens nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (von nun an nur noch „HinSchG“) erfüllen;
h) Transparenz innerhalb des Unternehmens schaffen, wie hinsichtlich der Meldung verfahren wird.

Was ist Whistleblowing

Whistleblowing (aus dem Englischen: „to blow the whistle“, sinngemäß übersetzt „etwas aufdecken“) bedeutet, dass eine natürliche Person, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt hat, eine dafür zuständige Stelle von diesen Verstößen in Kenntnis setzt.

Nicht darunter fallen persönliche Beschwerden, die nicht rechtlich sanktionierbar sind und die nicht im öffentlichen Interesse liegen (zur Hilfestellung bei der Abgrenzung soll der Punkt „Melderelevante Verstöße – Abgrenzung – Beispiele“ dienen).

Ausdrücklich nicht unter Whistleblowing fällt zudem jedes bewusste Vorbringen von falschen Tatsachen oder das Melden von Vorfällen in der Absicht, einem Dritten dadurch bewusst zu schaden.

Der WAY Group ist bewusst, dass Mitarbeiter, Lieferanten oder Kunden, die ein Fehlverhalten in ihrer beruflichen Tätigkeit beobachten, womöglich davon abgehalten werden, dieses Fehlverhalten, ähnlich wie persönliche Beschwerden, vorzubringen. So können potentiell hinweisgebende Personen etwa berufliche oder unternehmerische Konsequenzen befürchten. Dem wollen wir entschieden entgegentreten und an dieser Stelle klarstellen, dass sämtliche ernsthaften Hinweisen über Verstöße zielstrebig verfolgt werden und dahingehend geeignete Gegenmaßnahmen bzw. Folgemaßnahmen ergriffen werden.

Wir bitten auch darum, dass Sie keine eigenen Maßnahmen dahingehend ergreifen, sondern den hier angeführten Prozessen der Hinweisgebung folgen. Ebenso weißen wir darauf hin, dass auch nach der Einführung der internen Meldestelle für Hinweise Ihre vertraglichen Verschwiegenheitspflichten fortbestehen, die auch die jeweiligen Hinweise beziehungsweise Teile der Hinweise betreffen können. Nur hinsichtlich der Kommunikation im Rahmen der Hinweisgebung mit der in dieser Richtlinie definierten zuständigen Stellen sind Sie ausdrücklich von der Verschwiegenheitsverpflichtung entbunden. Die zuständigen Mitarbeiter der internen Meldestelle sind ihrerseits durch vertragliche Vertraulichkeitsverpflichtungen und der gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht nach § 8 HinSchG, sowohl ihnen gegenüber als auch gegenüber der WAY Group, verpflichtet.

Bedeutung der Einhaltung der Richtlinie

Die Einhaltung dieser Richtlinie ist für die WAY Group sowie ihrer Mitarbeiter, Lieferanten und Kunden von entscheidender Bedeutung. Durch die Bewahrung der Richtlinie hat jeder einzelne Mitarbeiter Anteil an der Verwirklichung unseres Verhaltenskodex und der Moralvorstellungen des gesamten Unternehmens und kann dadurch das Arbeitsumfeld für sich, seine Kollegen und Geschäftspartner in positive Bahnen lenken. Die Einhaltung der Richtlinie soll zudem dazu beitragen, dass Hinweise auf potenzielle Verstöße unter Beachtung von Datenschutz und Datensicherheit entgegengenommen werden und unter Berücksichtigung der gebotenen Vertraulichkeit verarbeitet werden.

Geltungsbereich

Diese Richtlinie gilt für alle Hinweise auf potenzielle Verstöße, die im Rahmen der internen Meldestelle der WAY Group abgegeben werden. Dies beinhaltet zum einen die Mitarbeiter aber auch die Lieferanten, Kunden und weitere Personen, die in Ihrem Arbeitsumfeld mit der WAY Group in Berührung kommen.

Die hier beschriebenen Vorgaben sind verbindlich und sind in den einzelnen Abteilungen umzusetzen. Diese Richtlinie gilt für alle Führungskräfte und Mitarbeiter des Unternehmens. Es wird daher erwartet, dass sich alle Führungskräfte und Mitarbeiter im Unternehmen mit dieser Richtlinie vertraut machen, sie befolgen und darüber hinaus so weit möglich sicherstellen, dass die Lieferanten, Kunden und andere Dienstleister, die mit dem Unternehmen in Kontakt stehen, ebenfalls auf die Richtlinie hingewiesen werden und diese befolgen.

Grundlage der Richtlinie

Rechtsgrundlage der Richtlinie ist zum einen das HinSchG, welches unser Unternehmen zur Bereitstellung einer internen Meldestelle zum HinSchG verpflichtet. Zudem sind die bereits genannte Unternehmensphilosophie und unsere internen Wertvorstellungen Grundlage der Richtlinie. Wir wollen gelebte Verantwortung in unserem Unternehmen darstellen und daher entspricht es unserem Selbstverständnis, in unserem unternehmerischen Tun stets transparent und gesetzestreu zu handeln und Verstöße dagegen abzustellen.

Beschreibung relevanter Aspekte

Hinweisgebende Person

Eine hinweisgebende Person ist eine natürliche Person, die im Zusammenhang mit ihren Arbeitstätigkeiten erlangte Informationen über Verstöße meldet. Dazu gehören leitende Angestellte, Mitarbeiter und Mitglieder der Unternehmen (sowohl gegenwärtig im Unternehmen Beschäftigte als auch ehemalige Beschäftigte, einschließlich Praktikanten, Leiharbeiter und im Rahmen von Dienstleistern bei uns im Betrieb tätige Personen). Ebenso gehören dazu alle Zulieferer, Geschäftspartner und Kunden der Unternehmen, einschließlich der jeweiligen Mitarbeiter.

Melderelevante Verstöße – Abgrenzung – Beispiele

Um sich ein Bild von den potenziell melderelevanten Verstößen machen zu können, finden Sie hier eine nicht abschließende Auflistung von möglichen, vom HinSchG erfassten Verstößen:

• Anbieten oder Akzeptieren von Bestechungen (Korruption)
• Geldwäsche, also eine Legitimierung von illegal erworbenen Geldmitteln, durch eine Zuführung zum legalen Wirtschaftskreislauf
• Veruntreuung von Geldern oder ein systematischer Diebstahl, jenseits der Bagatellgrenze
• Betrug, in jeglicher Form
• jegliche Weitergabe von Betriebsgeheimnissen in Missachtung der Vertraulichkeitsregeln im Unternehmen
• Verstöße gegen das Kartellrecht, das Steuerrecht oder das Recht der öffentlichen Ausschreibungen
• Verstöße gegen die Arbeitssicherheit, gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz oder gegen andere Vorschriften, die dem Schutz der Rechte von Beschäftigten dienen
• Verstöße gegen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), also insbesondere die Weitergabe oder unsachgemäße Behandlung von personenbezogenen Daten von anderen Mitarbeitern, Kunden oder Lieferanten
• jegliche Verstöße gegen die Lebensmittelsicherheit, gegen die Zertifikate zur Qualität und Reinlichkeit von Lebensmittel, gegen die Verwendung von nicht erlaubten Pflanzenschutzmitteln und gegen andere Qualitätsstandards die für unser Unternehmen maßgeblich sind
• Verstöße, die die Sicherheit im Straßenverkehr betreffen
• jegliche anderen Verstöße, die dazu geeignet sind, den Ruf des Unternehmens zu schädigen

Vertraulichkeit/ Anonymität

Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz besteht lediglich die rechtliche Verpflichtung, dass bei der Handhabung von Hinweisen hinsichtlich der hinweisgebenden Person sowie anderen in dem Hinweis genannten Personen Vertraulichkeit gewahrt wird (§ 8 HinSchG). Wir sind jedoch davon überzeugt, dass die Effektivität der internen Meldestelle dadurch erhöht wird, wenn wir auch die Möglichkeit anbieten, anonym Hinweise abzugeben.

Wir bieten es daher den hinweisgebenden Personen an, Hinweise komplett anonym abzugeben.
Sollte sich die hinweisgebende Person dafür entscheiden, den Hinweis nicht anonym abgeben zu wollen, dann haben ebenfalls zunächst nur die zuständigen Mitarbeiter Zugriff auf die personenbezogenen Daten. Diese sind auch von der gesetzlichen Verpflichtung zur Vertraulichkeit nach § 8 HinSchG erfasst.

Die Verpflichtung zur Vertraulichkeit betrifft ebenso personenbezogene Daten dritter Personen, die im Kontext des Hinweises offenbart werden. Auch hinsichtlich dieser ist eine Verarbeitung außerhalb des gesetzlich vorgesehenen Rahmens bei der Bearbeitung von Hinweisen ausgeschlossen.

Bitte beachten Sie jedoch, dass es gerade bei einem stichhaltigen Hinweis letztlich dazu kommen kann, dass Kollegen und/oder eine beschuldigte Person die Identität des Hinweisgebers feststellen können. Gerade wenn interne Ermittlungen oder Befragungen vorgenommen werden, sind der Vertraulichkeit und Anonymität Grenzen gesetzt.

Sofern sich aus dem Hinweis ein Fehlverhalten einer Person ergibt, dass unabhängig von der Hinweisgebung ein Fehlverhalten darstellt, sei es die Abgabe eines bewusst falschen Hinweises oder ein durch den Hinweis aufgedecktes Fehlverhalten einer dritten Person, dann ist es dennoch möglich, dass sich Konsequenzen aus dem Fehlverhalten, welches im Rahmen der Hinweisgebung offengelegt wurde, ergibt. Dabei halten wir uns an die gesetzlich vorgesehenen „Leitplanken“ die Ausnahmen von dem Vertraulichkeitsgebot vorsehen (§ 9 Abs. 4, 35, 38 HinSchG). Wir möchten an dieser Stelle jedoch noch einmal betonen, dass die WAY Group in gutem Glauben gemachte Hinweise auf potenzielle Verstöße befürwortet und diese unterstützt. Die hinweisgebende Person handelt dabei loyal, rechtmäßig und im Sinne unseres Wertverständnis bei der WAY Group.

Schutz der hinweisgebenden Person

Jede hinweisgebende Person, die in gutem Glauben auf potenzielle Verstöße hinweist, wird vor „Repressalien“ geschützt. Dies ist gesetzlich so vorgeschrieben (§ 36 HinSchG) und wird bei uns im Unternehmen auch so gelebt.

Repressalien schließen dabei auch Androhungen oder Versuche, Repressalien auszuüben ein. Jegliche berufliche Benachteiligung von hinweisgebenden Personen lehnen wir kategorisch ab und würde einen Bruch nicht nur mit den gesetzlichen Vorschriften darstellen, sondern auch mit den Wertvorstellungen der WAY Group nicht im Einklang stehen.

Der Schutz vor Repressalien nach dem HinSchG beinhaltet bei tatsächlich erfolgten Repressalien auch einen Anspruch auf Ersatz des dadurch entstandenen Schadens (§ 37 HinSchG). Die WAY Group stellt dazu klar, dass Repressalien gegen die hinweisgebende Person, zu denen sich Beschäftigte selbständig entschließen, von den Unternehmen nicht geduldet werden und sich die WAY Group für diesen Fall rechtliche Schritte ausdrücklich vorbehält.

Der Schutz der hinweisgebenden Person erstreckt sich auch auf den Ausschluss der Verantwortlichkeit für die Beschaffung oder den Zugriff auf Informationen im Rahmen der Hinweisgebung, sofern der Zugriff auf die Information für die Person keine Straftat im Rahmen der normalen Ausübung ihrer beruflichen Tätigkeit darstellt. Dies konnte nach der Rechtslage vor dem HinSchG eine Straftat darstellen, und ist nunmehr ein geschützter Tatbestand.

Schutz der beschuldigten Person

Auch die beschuldigte Person soll vor ungerechtfertigter Beschuldigung geschützt werden. Auch wenn wir den Schutz von hinweisgebenden Personen bei der WAY Group sehr ernst nehmen, stellen wir klar, dass die interne Meldestelle nicht für ungerechtfertigte Vergeltungsmaßnahmen gegen Kollegen oder ähnliche Maßnahmen zu verwenden ist.

Auch diese Personen sind grundsätzlich von der Vertraulichkeit der internen Meldestelle geschützt. Zudem wird im Rahmen der sorgfältigen Prüfung einer etwaigen eingehenden Beschuldigung in jedem Fall die Plausibilität des Hinweises überprüft und, sofern möglich, der Kontakt zu den im Einzelnen genannten Personen hergestellt, um dafür zu sorgen, dass, bevor irgendwelche Entscheidungen getroffen werden, ein transparentes Bild der Lage vorliegt. Sofern eine Person schuldhaft ungerechtfertigt von einer hinweisgebenden Person beschuldigt wurde, werden wir uns auch im Interesse der WAY Group, um einen Ausgleich des entstandenen Schadens für die beschuldigte Person einsetzen (vgl. dazu § 38 HinSchG).

Keinesfalls sollen Beschäftigte den Eindruck gewinnen, dass die WAY Group voreingenommen hinsichtlich potenzieller Verstöße, die als Hinweis gemeldet werden, auf Seiten der hinweisgebenden Person steht.

Folgemaßnahmen

Sofern ein Hinweis eingegangen ist, sind die Unternehmen der WAY Group dazu verpflichtet, geeignete Folgemaßnahmen zu definieren (§ 17 Abs. 1 Nr. 6 HinSchG). Mögliche Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG beinhalten (nicht abschließend):

• die Durchführung von internen Untersuchungen und die Kontaktaufnahme mit betroffenen Personen und Abteilungen;
• die Verweisung der hinweisgebenden Person an andere zuständige Stellen;
• der Abschluss des Verfahrens aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen; oder
• die Abgabe des Verfahrens für weitere Untersuchungen an eine zuständige Behörde oder an eine andere zuständige Abteilung des Unternehmens.

Folgemaßnahmen werden von der internen Meldestelle in Zusammenarbeit mit unserem externen Partner aigner business solutions GmbH definiert. Die finale Entscheidung über eine Folgemaßnahme bleibt dabei aber in jedem Fall bei der WAY Group.

Funktionsweise der Meldestelle

Die interne Meldestelle funktioniert wie folgt:

Primär wird zur Abgabe von Hinweisen auf relevante Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften und gegen unsere Unternehmenswerte nach dem Hinweisgeberschutzgesetz ein externes digitales Hinweisgebersystem zur Verfügung gestellt. Dieses wird von unserem Partner aigner business solutions bereitgestellt und betreut. Es kann mit jedem internetfähigen Gerät, ob Smartphone, PC, Laptop oder Tablet, angesteuert werden.

Dieses digitale Hinweisgebersystem können Sie im Footer, also im unteren Teil der Homepage der WAY Group (Domain: www.waygroup.de) oder in unserem Intranet verlinkt finden. Sobald Sie auf den Link klicken, werden Sie umfassend mit den weiteren Informationen versorgt, die Sie zur Abgabe eines Hinweises benötigen. Ebenso steht Ihnen ein FAQ-Bereich mit Antworten auf die meisten in Rede stehenden Fragen zur Verfügung. Das digitale Hinweisgebersystem können Sie 365 Tage im Jahr ganztägig nutzen.

Zusätzlich dazu finden Sie an der gleichen Stelle Kontaktdaten für eine telefonische Kontaktaufnahme. Eine telefonische Kontaktaufnahme ist nur von Montag bis Freitag, von 09:00 – 17:00 Uhr möglich. Final stellen wir nach Ersuchen der hinweisgebenden Person auch die Möglichkeit einer persönlichen Zusammenkunft für die Zwecke der Hinweisgebung zur Verfügung.

Die Kontaktdaten lauten wie folgt:

TELEFONISCHER KONTAKT
Telefon (Deutschland): +49 800 3800 999
Telefon (Ausland): +49 69 999 988 39

Wenn eine Person einen Hinweis abgegeben hat, erhält sie binnen 7 Tage eine Eingangsbestätigung, je nachdem, an welche Kontaktmöglichkeit sie sich gewendet hat.

Im Weiteren prüfen wir den Hinweis sorgfältig mit unserem Partner aigner business solutions GmbH und treten spätestens nach drei Monaten wieder mit der hinweisgebenden Person in Kontakt.

Wenn einem intern bei der WAY Group gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen werden sollte, steht es der hinweisgebenden Person frei, sich an die externe Meldestelle des Bundes nach dem HinSchG zu wenden. Informationen zu externen Meldestellen erhalten Sie auf der Webseite des Bundesministeriums für Justiz unter dem folgenden Link https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html

Dokumentation der Hinweise

Die Hinweise werden gemäß § 11 HinSchG durch die interne Meldestelle dokumentiert. Insbesondere wird die Dokumentation des Hinweises in der Regel für drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens dauerhaft abrufbar aufbewahrt, sofern nicht gesetzliche Anforderungen es erfordern, dass eine längere Aufbewahrung geboten ist. Die Dokumentation wird streng zugriffsgeschützt aufbewahrt.

Abschließende Anmerkungen

Diese Richtlinie kann sich aufgrund neuer gesetzlicher oder unternehmerischer Gegebenheiten ändern. Sie gilt daher jeweils in der letzten veröffentlichten Version. Stand dieser Version ist Mai 2025.

Hinsichtlich der datenschutzrechtlichen Aspekte des Hinweisgebersystems konsultieren Sie bitte die auch im Kontext des digitalen Hinweisgebersystems verlinkten Datenschutzinformationen zur internen Meldestelle nach dem HinSchG. Sie finden diese auch unter folgendem Link: https://www.waygroup.de/hinweisgeberschutz/

* Die WAY Group ist eine Marke der unten stehenden Firmen: