Datenschutzinformation für Bewerberinnen und Bewerber (m/w/d) nach Art. 13 und 14 DSGVO

Worüber klärt Sie diese Datenschutzinformation auf?

Um Ihnen optimale Beschäftigungsmöglichkeiten anbieten zu können, müssen wir bestimmte Informationen über Sie verarbeiten. Dabei ist der WAY Group* der Schutz Ihrer Privatsphäre ein wichtiges Anliegen, das wir sehr ernst nehmen. In diesen Datenschutzinformationen werden Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns im Zuge des Bewerbungsprozesses gemäß Art. 13 und Art. 14 DSGVO aufgeklärt.

Die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens dient dazu, eine offene Stelle in unserer Unternehmensgruppe oder bei einem unserer Kooperationspartner zu besetzen. Einzelne Gesellschaften der WAY Group treten als Personaldienstleister mit dem Ziel Fachkräfte und Experten für unterschiedlichste Branchen und Projektaufgaben im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung im Sinne des § 1 Abs. 1 AÜG zu vermitteln auf.

Unter den Begriff der Verarbeitung fallen das Erheben, Speichern, Nutzen, Übermitteln oder Löschen von personenbezogenen Daten. Unter personenbezogenen Daten (nachfolgend auch „Daten“ genannt) sind alle Informationen zu verstehen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, den sogenannten betroffenen Personen, beziehen. Das sind zum Beispiel Ihr Name oder Ihre Adresse.

Wir informieren Sie zunächst darüber, wer für die Datenverarbeitung verantwortlich ist und an wen Sie sich bei Fragen wenden können. Es folgt eine Beschreibung der einzelnen datenverarbeitenden Verfahren. Am Schluss dieser Datenschutzerklärung werden Sie über Ihre Rechte als betroffene Person informiert.

Die rechtlichen Grundlagen des Datenschutzes finden sich unter anderem in der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTDSG).

Die verwendeten Begriffe sind nicht geschlechtsspezifisch.

Wer ist verantwortlich für die Datenverarbeitung?

Je nach Art und Vertragspartner des sich anbahnenden Beschäftigungsverhältnisses, ist eines der folgenden Unternehmen der WAY Group für die Erfassung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich:

WAY Business Solutions GmbH

WAY People+ GmbH

WAY Engineering GmbH

WAY HR Professionals & Experts GmbH

WAY Digital Solutions GmbH

Unternehmenssitz und Kontaktdaten aller Verantwortlichen**:

Frankfurter Ring 150
80807 München
Tel.: +49 (0) 89 264831-600
E-Mail: info@waygroup.de

Für die effiziente Durchführung und Verwaltung des Bewerbungsprozesses legen die Unternehmen der WAY Group* in bestimmten Fällen gemeinsam die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten im Bewerbungsprozess fest. Sie handeln dann als sogenannte gemeinsame Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechtes.

Bitte nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wenn Sie mehr über diese gemeinsam kontrollierten Verarbeitungstätigkeiten wissen möchten oder eine Zusammenfassung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten der gemeinsam Verantwortlichen erhalten und/oder Ihre Datenschutzrechte in Bezug auf eine gemeinsam kontrollierte Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ausüben möchten.

Ist ein Datenschutzbeauftragter bestellt?

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten bestellt, der für die Unternehmen der WAY Group gemäß Art. 37 ff DSGVO tätig ist. Dessen Kontaktdaten lauten:

aigner business solutions GmbH
Goldener Steig 42
94116 Hutthurm
Tel.: +49 8505 91927-0
E-Mail: datenschutz@waygroup.de

Nach Art. 38 Abs. 4 DSGVO können betroffenen Personen den Datenschutzbeauftragten zu allen mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und mit der Wahrnehmung ihrer Rechte gemäß dieser Verordnung in Zusammenhang stehenden Fragen zu Rate ziehen.

Werden Ihre Daten weitergegeben?

Die von uns im Bewerbungsprozess verarbeiteten Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegebenen. Etwas anderes gilt, wenn Sie uns Ihre Einwilligung dazu erteilen oder auf Basis anderer in Art. 6 DSGVO genannter Rechtsgrundlagen. So können wir zum Beispiel bei Anfragen von bestimmten öffentlichen Stellen, wie Strafverfolgungsbehörden, zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO verpflichtet sein, Ihre Daten an diese weiterzugeben. Die Weitergabe von Daten kann darüber hinaus auf Grund unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (z.B. an Rechtsanwälte, Steuerberater, Behörden usw.) erfolgen.

Darüber hinaus sind wir für das Angebot unserer Produkte und Leistungen auf externe Dienstleister, wie zum Beispiel Hosting-Anbieter oder IT-Dienstleister für den technischen Support, angewiesen. Diese Auftragsverarbeiter werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft. Zudem schließen wir mit den Dienstleistern einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO („AVV“) ab, wenn dies erforderlich ist. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass Ihre Daten nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet werden.

Wo werden Ihre Daten verarbeitet?

Wenn für die Datenverarbeitungen im Bewerbungsverfahren Dienstanbieter mit Sitz in einem sogenannten Drittstaat (d.h. außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums) eingesetzt werden, können personenbezogene Daten in diese Drittstaaten übertragen und dort verarbeitet werden. Wir weisen darauf hin, dass in Drittstaaten gegebenenfalls kein gleichwertiges datenschutzrechtliches Schutzniveau herrscht. Vor der Datenweitergabe stellen wir sicher, dass die Europäische Kommission für das Empfängerland ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt hat oder andere geeignete Garantien, wie beispielsweise EU-Standardvertragsklauseln („SCCs“) und verbindliche Unternehmensregeln („BCRs“), für die korrekte Datenverarbeitung im Zielland vorhanden sind.

Die Software zvoove Recruit wird bei einem externen Anbieter gehostet. Ihre Daten werden auf den Servern des Hosting-Anbieters verarbeitet. Hierbei können auch Daten in die USA übermittelt werden. Die Datenübertragung in die USA wird auch auf SCCs gestützt.

Zwecke der Verarbeitung: Verwaltung technische Infrastruktur

Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an möglichst zuverlässige Darstellung der Anwendung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit Art. 28 DSGVO und Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO)

Eingesetzte Dienste und Dienstanbieter: Hosting-Dienst von Microsoft Corporation (One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA („Microsoft “)). Weitergehende Informationen von Microsoft zum Thema Datenschutz und Azure finden Sie unter: http://azure.microsoft.com/de-de/support/trust-center/privacy/ . Die Microsoft Products and Services Data Protection Addendum („DPA“ bzw. „AVV“) mit angehängten Standarddatenschutzklauseln („SCCs“) sind abrufbar unter https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-Data-Protection-Addendum-DPA?year=2021

Woher stammen die Daten, die verarbeitet werden?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese im Laufe des Bewerbungsprozesses in ihren Bewerbungsunterlagen, in Video- oder Telefoninterviews oder in persönlichen Gesprächen mitteilen.

Welche Daten werden verarbeitet?

Wir verarbeiten alle Daten, die Sie im Laufe des Bewerbungsprozesses an uns übermitteln. Dies umfasst die folgenden Datenkategorien:

Kontaktdaten,
wie z.B. Vorname, Nachname, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse;

Angaben zu beruflichem Werdegang und Bildungsweg,
wie z.B. Berufsbezeichnung, berufliche Position, Referenzen, Zertifikate und Abschlüsse;

Sonstige mitgeteilte Informationen,
wie z.B. Bewerbungsfotos, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Angaben zu Sprechkenntnissen, Hobbies und Interessen.

Allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs,
wie z.B. Meldung über den erfolgreichen Abruf, das Datum und Uhrzeit des Abrufs.

Es können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten i.S.d. Art. 9 DSGVO von der Verarbeitung umfasst sein. Dabei kann es sich insbesondere um Daten zum Gesundheitszustand, zu religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen, Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit handeln. Außerdem können übermittelte Bewerbungsfotos personenbezogene Daten enthalten, die von den besonderen Kategorien personenbezogener Daten umfasst sind. So z.B. Informationen über die rassische und ethnische Herkunft und über den Gesundheitszustand. Die Verarbeitung dieser besonderen Daten dient allein dazu, Ihre Bewerbungsunterlagen zur Besetzung offener Stellen zu nutzen. Wir werden diese besonderen Informationen nicht in Entscheidungen einbeziehen, außer es besteht eine gesetzliche Verpflichtung hierzu. Sollten Sie die Verarbeitung dieser Daten nicht wünschen, steht es Ihnen frei neue, um diese Daten bereinigte Bewerbungsunterlagen einzureichen. Dieses Vorgehen hat keine Konsequenzen für die Aussichten Ihrer Bewerbung.

Wann dürfen wir Ihre Daten verarbeitet?

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist nur rechtmäßig, wenn mindestens eine der folgenden Bedingungen gegeben ist:

die betroffene Person hat zur Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere Zwecke eingewilligt;
die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich;
die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung des Verantwortlichen erforderlich;
die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich;
die Verarbeitung ist für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebende Rechte und Pflichten einer Interessenvertretung der Beschäftigten (Betriebsrat) erforderlich.

Welche Daten werden warum verarbeitet?

I. Die Speicherung und ordentliche Verwaltung Ihrer Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens innerhalb der Bewerbermanagementsoftware zvoove Recruit dient dazu, eine offene Stelle in unserer Unternehmensgruppe oder bei einem unserer Kooperationspartner zu besetzen. Die Datenverarbeitungen erfolgen zum Zwecke der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.

a) Bewerbung auf eine konkrete Stellenausschreibung
Wir veröffentlichen auf unserer Homepage sowie auf verschiedenen Stellenportalen Stellenausschreibungen. Sollten Sie sich für ein solches Stellenangebot interessieren, können Sie sich bei uns für dieses konkrete Angebot bewerben. Ihre Bewerbungsdaten werden dann nur für den Bewerbungsprozess für diese konkrete Stelle verwendet und gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und § 26 BDSG verarbeitet. Das Stellenprofil wird mit Ihren Daten abgeglichen.

b) Initiativbewerbung
Es besteht die Möglichkeit, dass Sie eine Initiativbewerbung, ohne Bezug auf eine konkrete Stellenausschreibung, an unser Unternehmen senden. Auch diese Bewerbungen werden in unserem Unternehmen geprüft und durchlaufen den Bewerbungsprozess. Ihre Bewerbungsdaten werden dann nur für den Bewerbungsprozess verwendet und gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und § 26 BDSG verarbeitet.

II. Gleich, ob Sie sich auf eine konkrete Stelle oder initiativ bewerben, können Sie Ihre Bewerbungsdaten für bis zu zwei Jahren in unserem Bewerberpool hinterlegen. Dadurch besteht die Möglichkeit, dass wir Ihre Daten mit weiteren Stellenangeboten abgleichen und Sie ggf. zur Besetzung einer offenen Stelle berücksichtigen können. Diese Speicherung Ihrer Daten erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Entscheiden Sie sich für eine Aufnahme in den Bewerberpool werden Ihre Daten auf Grund Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO auf die hier beschriebene Weise verarbeitet. Sie haben das Recht, die Einwilligung zur Speicherung Ihrer Daten jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf der Einwilligungserklärung hat keinerlei negative Auswirkungen auf den Bewerbungsprozess auf eine konkrete Stelle. Nach dem Widerruf Ihrer Einwilligung werden Ihre Daten nicht mehr im Rahmen des Bewerbungsprozess genutzt und aus unserem Bewerberpool gelöscht.

III. Des Weiteren verarbeiten wir Ihre Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO falls dies für ein berechtigtes Interesse erforderlich ist und Ihre Rechte dieses Interesse nicht überwiegen.

Eine Verarbeitung auf dieser Grundlage kommt insbesondere dann in Betracht, wenn Sie innerhalb des späteren Beschäftigungsverhältnisses im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung bei einem unserer Kooperationspartner eingesetzt werden sollen. Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist es dann erforderlich bestimmte Daten an diese zu übermitteln. In Fällen der Personalvermittlung besteht das berechtigte Interesse an der Weitergabe dabei in der Schaffung von Einsatzmöglichkeiten für Sie und der Durchführung unserer Geschäftstätigkeit.

Zudem werden auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, verarbeitet. Bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software können die Log-Files nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Um auf mögliche Fehler, wie Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können, werden auf der gleichen Grundalge sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) erstellt.

IV. Eine Verarbeitung Ihrer Daten in unserem Unternehmen kann auch zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung, der wir unterliegen, nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO erforderlich sein. Ein Beispiel hierfür ist die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

Wie werden Ihre Daten verarbeitet?

Für die Datenverarbeitungen im Bewerbungsprozess nutzen wir die Bewerbermanagementsoftware zvoove Recruit.

Sobald Sie auf den Button „Bewerbung senden“ klicken, werden ihr Daten SSL-verschlüsselt an uns übermittelt und in der Bewerbermanagementsoftware verarbeitet. Geht eine Bewerbung via E-Mail bei uns ein, pflegen wir Ihre Daten manuell in die Bewerbermanagementsoftware ein. Ihre Daten werden in einer Datenbank verschlüsselt gespeichert, die von uns verantwortet und durch einen Auftragsverarbeiter betrieben wird.

Die Verwaltung Ihrer Bewerberdaten sowie Kommunikation und Terminplanung erfolgen innerhalb der genannten Software.

Mithilfe des CV-Parsers können Lebensläufe ausgelesen werden und alle daraus generierten Angaben (in das Kandidatenportal und die Skilldatenbank) übernommen werden. Mittels des Bewerbermatching-Tools besteht die Möglichkeit Kandidat:innen zu bewerten. Mit einem Algorithmus können Anforderungen und Qualifikationen und Skills automatisch miteinander verglichen werden. Dabei können die nötigen Skills individuell festgelegt werden oder aus dem Skill-Katalog der Bundesagentur für Arbeit übernommen werden.

Sind Sie verpflichtet uns Ihre Daten mitzuteilen?

Sie sind weder aufgrund gesetzlicher noch vertraglicher Bestimmungen verpflichtet, uns Ihre Daten zu übermitteln. Die Übermittlung Ihrer Daten ist jedoch erforderlich, um für eine zu besetzende Stelle berücksichtigt werden zu können.
Es besteht keine Verpflichtung, die Erlaubnis zur dauerhaften Speicherung zu erteilen. Ohne diese Einwilligung können wir Ihre Daten jedoch nicht über den Bewerbungsprozess für eine konkrete Stelle hinaus berücksichtigen.

Wann werden Ihre Daten gelöscht?

Sollte die Verarbeitung auf Grund einer durch Sie erteilten Einwilligung erfolgen, verarbeiten wir Ihre Daten so lange wie so uns eine datenschutzrechtliche Einwilligung dafür erteilt haben und diese nicht widerrufen haben (vgl. hierzu die Angaben zum Bewerberpool).

Die Löschung der personenbezogenen Daten erfolgt nach Ablauf der gesetzlichen und vertraglichen Aufbewahrungsfristen. Sofern personenbezogene Daten keinen Aufbewahrungsfristen unterliegen, werden sie gelöscht, sobald die genannten Zwecke entfallen sind.
Sollte Ihre Bewerbung nicht erfolgreich sein, werden Ihre Daten vier Monate nach Beendigung des Bewerbungsprozesses gelöscht.

Werden Sie in unserem Unternehmen angestellt, werden Ihre Bewerbungsunterlagen in die Personalakte übernommen und unterliegen dann den dementsprechenden Aufbewahrungsfristen. Dürfen wir Ihre Daten aufgrund einer erteilten Einwilligungserklärung speichern und verarbeiten, werden Ihre Daten bis zum Widerruf der Einwilligung gespeichert.

Werden Maßnahmen zur automatisierten Entscheidungsfindung genutzt?

Wir nutzen keine automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung – einschließlich Profiling.

Welche Rechte haben Sie?

Recht auf Auskunft
Als betroffene Person haben Sie das Recht, auf Antrag von uns als Verantwortlichen unentgeltlich Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Hierzu stellen wir Ihnen eine Übersicht über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten und die jeweiligen Empfänger oder Kategorien von Empfängern zur Verfügung.

Rechte auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung
Gemäß Art. 16 DSGVO hat die betroffene Person das Recht, unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung hat die betroffene Person zudem das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Gemäß Art. 17 DSGVO hat die betroffene Person das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, insofern keine andere rechtliche Anforderung der Löschung entgegensteht.

Gemäß Art. 18 DSGVO hat die betroffene Person das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn

die Richtigkeit der personenbezogenen Daten bestritten wird,
die Verarbeitung unrechtmäßig ist und die betroffene Person die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnt und stattdessen derer eingeschränkten Nutzung beantragt,
der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr benötigt, die betroffene Person sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt,
die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO einlegt.

Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, von unserem Unternehmen in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Möchten Sie diese Daten zu einem anderen Verantwortlichen übertragen, darf diese Weitergabe nicht von uns behindert werden.

Widerspruchsrecht
Verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, dann haben Sie das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Unser Unternehmen verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, sie kann zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen.

Widerrufsrecht
Verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund einer Einwilligung, haben Sie jederzeit das Recht, ihre Einwilligung zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung, nicht berührt.

Beschwerderecht
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in unserem Unternehme gegen die DSGVO verstößt, steht Ihnen hat das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu. Hierzu können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde oder an unsere Datenschutzbeauftragte wenden.

Stand der Datenschutzinformation
Die ständige Entwicklung macht von Zeit zu Zeit Anpassungen unserer Datenschutzprinzipien notwendig. Wir behalten uns vor, jederzeit entsprechende Änderungen vorzunehmen.
Stand 08/2022

** Für datenschutzrechtliche Anfragen, insbesondere für die Ausübung Ihrer Rechte aus der Datenschutzgrundverordnung, wenden Sie sich bitte unter Nennung des jeweiligen Verantwortlichen an die angegebenen Kontaktdaten. Falls Sie sich nicht sicher sind, welches unserer Unternehmen als Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer Daten anzusehen ist, helfen wir Ihnen gerne weiter.